Laadittu 26.2.2025
Päivitetty 18.3.2025
Rekisterinpitäjä
Etelä-Suomen Nosework ry
Y-tunnus 2858767-5
Rekisterin yhteyshenkilö
Etelä-Suomen Nosework ry
Rekisterin nimi
Etelä-Suomen Nosework ry:n jäsen- ja asiakasrekisteri
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
Henkilötietojen käsittely perustuu yhdistyslain kirjaukseen ylläpitää jäsen- ja asiakasrekisteriä. Rekisterin tarkoituksena on yhdistyksen rekisteröityjen jäsenten henkilötietojen hallinta ja jäsenyyden hoitaminen, sekä asiakastietojen hallinta ja palvelun ylläpito ja toimittaminen.
Rekisterimme on tarkoitettu jäsen-, ja asiakastietojen ylläpitoon. Asiakassuhde syntyy, kun rekisteröity ilmoittaa tietonsa ilmoittautuessaan jäseneksi Etelä-Suomen Nosework ry:hyn, tai ilmoittaa tietonsa osallistuessaan yhdistyksen toimintaan, kuten kokeisiin, luennolle tms. tapahtumaan. Tietoja on mahdollista käyttää myös toiminnan kehittämiseen, sekä menneen tiedon tilastointiin.
Yhdistyksen toimintaan liittyvien tapahtumien, kuten nosework-kokeiden järjestämisessä käsiteltävien henkilötietojen käsittelyperuste on yhdistyksen toimintaan liittyvä oikeutettu etu. Lisäksi tietojen tallennuksen peruste ovat noseworkin koesäännöt.
Alle 15-vuotiaiden henkilöiden henkilötietojen käsittely perustuu huoltajien antamiin suostumuksiin.
Rekisterin tietosisältö
Rekisterissä käsitellään yhdistyksen jäsenten ja asiakkaiden henkilö- ja yhteystietoja sekä muita jäsenyyteen ja asiakkuuteen liittyviä tarpeellisia tietoja. Rekisteröidyiltä tallennetaan nimi, kotipaikka, puhelinnumero, sähköpostiosoite, muut asiakkuuden hoidon kannalta tarpeelliset tiedot sekä mahdolliset lajiin liittyvät pätevyydet (koulutusohjaaja, koetoimitsija tai muu vastaava).
Alle 15-vuotiailta tallennetaan lisäksi syntymävuosi, huoltajan nimi, puhelinnumero ja sähköpostiosoite.
Arkaluontoisiksi luokiteltuja tietoja ei tallenneta.
Säännönmukaiset tietolähteet
Tietolähteinä toimivat jäsenet jäsenhakemuksessaan, asiakkaiden ilmoittamat tiedot palvelua kuten koetta ostaessaan tai tietojen muuttuessa kirjallisesti siitä ilmoittaessaan. Jäsen sekä asiakas on velvollinen ilmoittamaan yhdistykselle muuttuneet yhteystietonsa osoitteeseen nuuhkut@nuuhkut.fi .
Rekisterin suojauksen periaatteet ja tiedon säilytysaika
Aineisto säilytetään normaaleilla tietoturvamenettelyillä suojattuna. Aineistoon on pääsy Etelä-Suomen Nosework ry:n hallituksen jäsenillä, hallituksen valtuuttamilla toimihenkilöillä sekä yhdistyksen tapahtumien järjestäjillä siltä osin kuin se on tapahtuman, kuten nosework-kokeen, järjestämisen kannalta tarpeellista.
Henkilötiedot säilytetään rekisterissä jäsenyyden ja asiakassuhteen ajan niin kauan, kuin se on lain velvoittamana pakollista. Tiedot aktiivisesta rekisteristä poistetaan vuoden kuluessa eroamisesta, erottamisesta tai asiakassuhteen päättymisestä. Jäsenluettelo sekä muut osallistuja- ja tulosluettelot säilytetään pysyvästi osana yhdistyksen arkistoa.
Tietojen säännönmukaiset luovutukset
Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti kolmansille osapuolille pois lukien koetiedot ja Suomen Kennelliiton toimihenkilökoulutukset.
Ilmoittautumalla ja osallistumalla yhdistyksen järjestämään toimintaan, kuten esimerkiksi kokeisiin ja koulutuksiin, osallistuja antaa yhdistykselle oikeuden julkaista osallistuja-, lähtö- ja tuloslistat esimerkiksi WhatsAppissa sekä asettaa nähtäville tapahtumapaikalle.
Tapahtumiin liittyviä ilmoittautumistietoja säilytetään maksimissaan 1 vuosi. Käytämme palvelua, jonka palvelin sijaitsee EU:n tai ETA-alueen ulkopuolella.
Virallisten nosework-kokeiden osalta toimitaan Suomen Kennelliitto ry:n tietosuojaselosteiden mukaisesti. Tuloksia, ilmoittautumislistoja ja muita kokeiden ja kilpailujen järjestämiseen liittyviä tietoja voidaan jakaa Suomen Kennelliitolle.
Rekisteröidyn oikeudet
Rekisteröidyllä on oikeus saada pääsy häntä koskeviin henkilötietoihin, oikeus vaatia rekisterissä olevan itseään koskevan virheellisen tiedon korjausta ja oikeus saada rekisterinpitäjä poistamaan rekisteröityä koskevat henkilötiedot ilman aiheetonta viivytystä. Pyynnöt osoitetaan osoitteeseen nuuhkut@nuuhkut.fi kirjallisesti.
Omien tietojen poistopyyntö katkaisee myös automaattisesti jäsenyyden ja asiakkuuden, sekä niihin kuuluvat edut, kuten alhaisemmat koemaksut.